Giới thiệu
Advanced Email Utilities được thiết kế để hỗ trợ người sử dụng Microsoft Outlook kiểm soát kích cỡ hòm thư đồng thời đồng bộ email qua nhiều máy tính khác nhau. Bạn còn có thể sử dụng phần mềm này để loại bỏ mục trùng lặp khỏi Outlook, xóa các luồng email, nén mail,…
Advanced Email Utilities thực sự là công cụ cần thiết để sắp xếp toàn bộ mail một cách hiệu quả nếu bạn sử dụng chúng để giao tiếp hoặc có nhiều máy tính khác nhau, chẳng hạn một chiếc PC tại văn phòng và một chiếc Laptop sử dụng trên đường đi.
Lợi ích chính:
Cài đặt và sử dụng dễ dàng
Advanced Email Utilities có thể được cài đặt dễ dàng trên hệ điều hành Windows. Bạn được phép thiết lập các thành phần của dữ liệu Outlook cần được đồng bộ hóa giữa nhiều máy tính. Advanced Email Utilities giúp bạn dễ dàng loại bỏ mail trùng lặp, đồng bộ 2 tập tin PST, nén email, quản lý dữ liệu Outlook.
Sao lưu email
Advanced Email Utilities cho phép tạo bản sao lưu toàn bộ mail trong Outlook. Bạn còn có thể tạo bản sao lưu cho sổ địa chỉ, thiết lập, mail và quy luật tin nhắn, danh sách người gửi bị khóa, chữ ký,… sang địa điểm an toàn. Tập tin này có thể được nén lại để tiết kiệm không gian và cho phép truyền tải dễ dàng từ địa điểm này sang địa điểm khác. Chương trình còn hỗ trợ khôi phục tập tin này sang Outlook mới để tiếp tục làm việc trên email dễ dàng. Bạn có thể lập lịch trình sao lưu tự động để đảm bảo an toàn cho dữ liệu trong trường hợp xảy ra sự cố.
Khôi phục email nhanh chóng
Advanced Email Utilities có thể tạo bản lưu của email, thiết lập, sổ địa chỉ, tài khoản, tin nhắn, chữ ký và dữ liệu Outlook khác. Bản sao lưu này có thể được khôi phục thông qua giao diện dựa trên wizard, cung cấp cho bạn Outlook chính xác như khi sao lưu. Bạn được phép lựa chọn để khôi phục thư mục cụ thể, hoặc toàn bộ các tập tin đã được sao lưu bởi Advanced Email Utilities.
Đồng bộ email qua nhiều máy tính
Outlook lưu trữ email trong dạng tập tin PST. Bạn có thể gặp sự cố đồng bộ khi sử dụng nhiều máy tính, khi email được download trên máy tính không truy cập được bởi người khác. Nếu bạn sử dụng Desktop PC tại văn phòng và Laptop trên đường đi, sự cố này còn tồi tệ hơn. Ngay cả trong trường hợp bạn truy cập Email tại văn phòng và tại nhà, mail có thể không được đồng bộ giữa 2 máy tính đó. Advanced Email Utilities cung cấp giao diện dựa trên wizard tương tác để hỗ trợ bạn đồng bộ Email PST qua nhiều máy tính chỉ trong vài phút.
Kiểm soát mailbox
Nếu đã sử dụng Outlook trong thời gian dài, bạn sẽ nhận thấy rằng kích cỡ tập tin lưu trữ email đang ngày càng gia tăng. Điều này có thể gây ảnh hưởng xấu tới hiệu suất của Outlook và máy tính, thậm chí gây lỗi ứng dụng email. Advanced Email Utilities cho phép bạn kiểm soát kích thước mailbox qua việc nén dữ liệu, xóa email không cần thiết hoặc email trùng lặp. Từ đó, bạn có thể sử dụng Outlook nhanh hơn cùng với tập tin dữ liệu nhỏ hơn và dễ quản lý hơn.
Thanh công cụ dễ truy cập trên Outlook
Advanced Email Utilities được thiết kế với thanh công cụ có thể tích hợp với MS Outlook dưới dạng plugin. Bạn có thể lựa chọn để sử dụng nó như Outlook Toolbar vào thời gian cài đặt Advanced Email Utilities. Thanh công cụ này cho phép bạn giảm thiểu thời gian trong việc dọn dẹp và nén email. Bạn không còn phải tìm kiếm tùy chọn trong các menu nữa vì thanh công cụ này đã bao gồm tất cả các tác vụ thông dụng, giúp bạn quản lý dữ liệu Email tốt hơn.
Tính năng:
Đồng bộ email giữa các máy tính
Advanced Email Utilities có thể đồng bộ hóa các email và dữ liệu Outlook khác được lưu trữ trên máy tính này với máy tính khác. Nếu bạn có 2 máy tính và muốn chắc chắn rằng tất cả mail, thiết lập, danh sách liên hệ và dữ liệu khác được đồng bộ giữa chúng, hãy sử dụng phần mềm này để thực hiện việc đó dễ dàng. Qua đó, bạn được phép đồng bộ nhiều mục khác nhau như Emails, Contacts, Messages, Tasks, Appointments, Rules và Settings,… Ngoài ra, bạn còn có thể lập lịch trình đồng bộ hóa tự động vì vậy bạn sẽ không phải bận tâm về tiến trình đồng bộ nữa. Chỉ cần nhập entry vào trong lịch trình và các máy tính của bạn sẽ được đồng bộ để chứa dữ liệu PST giống nhau đối với những tùy chọn bạn đã chọn.
Bạn có thể lựa chọn để đồng bộ thư mục bất kỳ, hoặc nhiều thư mục hoặc toàn bộ dữ liệu Outlook được lưu trữ trong tập tin PST. Công cụ còn cho phép tạo bản sao lưu toàn bộ Outlook PST hoặc một phần nào đó và lưu trữ dễ dàng trong địa điểm an toàn để sử dụng sau này.
Tính năng quan trọng khác của tiến trình đồng bộ trong Advanced Email Utilities là khả năng 2 chiều. Bạn có thể đồng bộ dữ liệu giữa các máy tính và nếu có vài thư mục trong máy tính này và vài cái trong máy tính khác, chúng đều được đồng bộ theo tùy chọn của bạn để cho ra một tập tin PST đồng nhất.
Bạn có thể sử dụng Advanced Email Utilities trên hầu hết các phiên bản Microsoft Office Outlook bao gồm Microsoft Outlook 2007, Outlook 2003, Outlook XP và Outlook 2000.
Dọn dẹp email
Advanced Email Utilities cung cấp cho bạn toàn bộ các công cụ để trải nghiệm ứng dụng email hiệu quả hơn. Thread Cleaner tích hợp cho phép bạn xóa đi các luồng hội thoại email – nhóm email được thu thập dựa trên tiêu chí cùng chủ đề. Nếu bạn liên lạc với người khác bằng email thường xuyên với cùng một chủ đề, những email đó sẽ được thu thập bên dưới một luồng. Qua thời gian, những luồng này có thể gia tăng số lượng nên sẽ gây khó khăn cho bạn khi tiếp cận lập luận ban đầu.
Advanced Email Utilities giúp xóa những luồng đó để đảm bảo rằng bạn chỉ còn lại những email mới nhất từ cuộc hội thoại. Những email khác bị loại bỏ khỏi luồng và được lưu trữ trong địa điểm an toàn bên ngoài Inbox, cung cấp cho bạn Inbox gọn gàng hơn và nhanh hơn. Việc này có thể gia tăng hiệu suất và tốc độ của Outlook đồng thời giúp bạn đọc email trong Inbox dễ dàng.
Sao lưu email dễ dàng
Advanced Email Utilities được thiết kế để hỗ trợ bạn tạo bản sao lưu mail và các thiết lập khác trong Microsoft Outlook. MS Outlook lưu trữ toàn bộ dữ liệu trong tập tin PST. Nếu bạn tạo ra thư mục hoặc thêm nhiều tài khoản hơn, chúng đều được lưu trữ trong tập tin PST. Những tập tin này chứa dữ liệu email, danh sách liên hệ, sổ địa chỉ, lịch hẹn, nhiệm vụ,… mà bạn đã lưu trữ trong Outlook. Do đó, việc quan trọng là phải sao lưu chúng tới địa điểm an toàn thường xuyên để bảo vệ mail của bạn.
Systweak Advanced Email Utilities sao lưu toàn bộ các tập tin PST với thông tin chi tiết mà bạn lựa chọn, đồng thời lưu trữ tập tin đã nén và thu nhỏ tới địa điểm an toàn. Ngoài ra, bạn còn có thể lựa chọn để tạo ra lịch trình sao lưu dữ liệu Outlook tự động mà không cần sự can thiệp của bạn. Tiến trình này đảm bảo rằng bạn sẽ không gặp trục trặc khi quay lại công việc, thậm chí trong trường hợp sụp hệ thống.
Nén email để quản lý tốt hơn
Advanced Email Utilities có thể hỗ trợ bạn trong việc quản lý kích thước các tập tin Email. Những tập tin dữ liệu trong MS Outlook ngày càng gia tăng về số lượng và kích thước trước khi bạn nhận ra nhất là khi bạn sử dụng Email là phương thức liên lạc chính. Tập tin dữ liệu Email lớn có thể khiến cho Outlook chạy chậm và thậm chí bị lỗi.
Advanced Email Utilities có thể nén tập tin PST chứa dữ liệu Email đó và cung cấp cho bạn tập tin và thư mục dễ quản lý hơn. Quá trình nén này sẽ không xóa bất cứ tập tin hoặc đính kèm nào trừ khi bạn lựa chọn. Bạn hoàn toàn có thể kiểm soát những tập tin nào cần nén hay xóa đi. Tiến trình này giúp giảm thiểu không gian sử dụng đồng thời tối ưu hóa thời gian sao lưu,… cho dữ liệu Outlook.
Bạn có thể thực hiện các chức năng sau khi sử dụng Advanced Email Utilities Compress:
- Xóa luồng tin nhắn.
- Nén luồng tin nhắn.
- Chống phân mảnh tập tin PST.
- Xóa đính kèm đã chọn.
- Xóa tin nhắn hoặc lưu trữ.
- Xóa email trùng lặp.
- Zip đính kèm.
- Làm trống thư mục Deleted Items.
Loại bỏ email trùng lặp
Advanced Email Utilities cho phép bạn xóa bỏ các email trùng lặp khỏi tập tin PST, mà có thể gây khó khăn cho bạn khi sao lưu hay quản lý email. Phần mềm hỗ trợ xóa tin nhắn trùng lặp khỏi thư mục Outlook, tập tin PST lỗi thời hoặc rác và lấy lại ổ đĩa cứng trống bị lãng phí bởi sao chép tập tin không cần thiết.
Bạn có thể lựa chọn để lưu trữ tập tin vào địa điểm cụ thể và xóa bỏ những bản sao khác của nó. Không chỉ có thể xóa tập tin PST mà bạn còn được phép xóa Email và dữ liệu Outlook bên trong đó. Bạn còn có thể xóa những tập tin ngay cả khi chúng không ở trên cùng máy tính mà được phân phát trên toàn hệ thống.
Advanced Email Utilities cung cấp một vài quy tắc để tìm kiếm tập tin trùng lặp dựa theo tên người gửi, địa chỉ Email người gửi, địa chỉ email người nhận, ngày tháng và thời gian gửi mail, chủ đề và kích thước. Điều này đảm bảo rằng sẽ không có email nào bị trùng lặp trong hòm thư Inbox của bạn nữa. Ngay cả khi tìm ra những email trùng lặp, chúng cũng không bị xóa khỏi tập tin PST. Chúng sẽ được di chuyển tới thư mục khác được goi là Backup theo sự lựa chọn của bạn vì vậy bạn có thể xác minh email và xóa chúng nếu cần.
Nén hội thoại email dài
Có nhiều đoạn hội thoại email đều về cùng một chủ đề nên sẽ khiến cho toàn bộ “luồng” sẽ có kích thước rất lớn và có thể chứa dữ liệu dư thừa. Đôi khi, chỉ cần email cuối cùng cũng chứa được toàn bộ chi tiết về quá trình thảo luận đó.
Advanced Email Utilities cho phép bạn xóa những đoạn hội thoại email dài đó để giữ cho Inbox được gọn gàng. Đoạn hội thoại trước sẽ không bị xóa khỏi PST mà được bookmark vì vậy chúng có thể được mở khi cần. Việc này giúp toàn bộ tiến trình diễn ra nhanh chóng và email của bạn có thể được mở nhanh hơn trước.
Bạn còn có thể lựa chọn để tự động nén Outlook PST. Tác vụ này được thực hiện trong background khi Outlook ở trạng thái tĩnh. Bạn không phải bận tâm về bất cứ thiết lập nào mà chỉ cần thiết lập lịch trình. Đây là cách thức dễ dàng nhất để đảm bảo rằng Outlook của bạn hoạt động nhanh và hồi đáp tốt.
Tích hợp Outlook Toolbar
Advanced Email Utilities làm việc với mail trong MS Outlook. Nó được tích hợp thanh công cụ từ MS Outlook. Thanh công cụ này giúp bạn truy cập vào tùy chọn Synchronization, Compression, Duplicate Removal,… nhanh chóng chỉ với một cú nhấp chuột. Bạn có thể dễ dàng truy cập vào các công cụ có trong Advanced Email Utilities và làm cho tập tin Outlook gọn gàng hơn. Đây là plugin dành cho Outlook và không truy cập hoặc lưu trữ dữ liệu cá nhân của bạn. Nó chỉ lưu trữ những thiết lập bạn lựa chọn và sắp xếp dữ liệu Outlook sao cho hợp lý.
Bạn có thể lựa chọn để gỡ bỏ Outlook Toolbar dễ dàng. Khi gỡ bỏ, bạn sẽ không thể truy cập vào các công cụ trong Advanced Email Utilities trực tiếp từ Outlook mà luôn luôn phải khởi chạy giao diện Advanced Email Utilities và sử dụng chương trình này. Thanh công cụ này còn hỗ trợ bạn đánh dấu email mà bạn muốn hành động trước. Những phần đánh dấu này nhắc nhở bạn về các tác vụ cần phải thực hiện với email.
Yêu cầu hệ thống:
Yêu cầu tối thiểu
- Bộ vi xử lý: Intel Pentium hoặc tương đương.
- RAM: 256 MB.
- Ổ đĩa cứng trống: 50 MB.
Yêu cầu khuyên dùng
- Bộ vi xử lý: Intel Pentium 3.500MHz hoặc tương đương.
- RAM: 256 MB.
- Ổ đĩa cứng trống: 100 MB.
